
Cómo mejorar la rentabilidad de tu farmacia: claves prácticas desde la experiencia
Gestionar una farmacia con visión empresarial no es una tarea sencilla. Implica tomar decisiones estratégicas, analizar datos con regularidad y adoptar herramientas que mejoren la eficiencia. Para abordar estos retos desde una perspectiva práctica y realista, entrevistamos a Sergi Bardají, fundador de SB Farmaconsultores y profesional con amplia experiencia en la gestión y optimización de oficinas de farmacia.
Entrevista con Sergi Bardají, experto en gestión de farmacias
Con un enfoque claro y directo, Bardají acompaña a decenas de farmacias en su transformación y evolución. En esta conversación, comparte herramientas, criterios y consejos útiles para mejorar la rentabilidad y profesionalizar la gestión diaria.
1. El cash flow: el KPI que no engaña
¿Qué KPI consideras fundamental para evaluar la rentabilidad de una farmacia?
“El cash flow mensual y acumulado. Ese KPI, por suerte, no engaña”, afirma sin rodeos.
A diferencia de otros indicadores más complejos o sujetos a interpretación, el flujo de caja muestra de forma directa si el negocio está generando liquidez suficiente para sostener su actividad. Según Bardají, muchas farmacias se centran en la facturación o el margen comercial, pero olvidan que sin un buen control del cash flow, es imposible tomar decisiones con seguridad ni planificar inversiones a medio plazo.
2. Cómo hacer seguimiento de indicadores sin complicarse
¿Qué herramientas usáis para monitorizar los principales datos?
“Usamos una herramienta sencilla que hemos llamado Seguimiento semanal. El nombre no es muy original, pero cumple su función. Recoge los 10 indicadores principales que revisamos semana a semana y que nos permiten anticiparnos a cualquier desviación”.
Para Bardají, la clave no está en usar herramientas complejas, sino en tener un sistema de seguimiento constante, con datos claros, entendibles y accesibles. Esto permite pasar de una gestión reactiva a una gestión preventiva y estratégica.
3. Stock óptimo: automatización y parámetros bien definidos
¿Qué técnicas recomiendas para mantener un stock eficiente?
“La recomendación es clara: hacer los pedidos con el programa de gestión, no con la intuición ni con estadísticas externas. Para eso hay que saber configurar bien los niveles de stock mínimo y máximo y dejar que el sistema te ayude”.
En muchas farmacias, el control del stock sigue siendo manual o se basa en hábitos poco sistemáticos. Bardají insiste en que un stock bien gestionado mejora el cash flow, reduce el riesgo de caducidades y evita tanto el sobrestock como las roturas. Pero para que el sistema funcione, hay que dedicar tiempo a configurarlo correctamente y revisarlo con cierta frecuencia.
4. Cómo clasificar las faltas: cuatro tipos clave
¿Cómo identificar y clasificar los distintos tipos de faltas?
Bardají propone una clasificación sencilla pero muy útil para analizar las causas y buscar soluciones:
- Petición mayor que stock: la más habitual, ocurre cuando el sistema no tiene suficiente cantidad disponible.
- Error de stock: cuando el sistema marca que hay producto pero en realidad no está en el almacén.
- Desabastecimiento: cuando ni el mayorista ni el laboratorio pueden servir el producto.
- Error: cuando no se tiene un producto básico por un descuido en el pedido.
Esta categorización permite analizar las faltas de forma estructurada y detectar patrones o errores repetitivos que pueden resolverse fácilmente con ajustes internos.
5. Programas de gestión: lo importante no es cuál, sino cómo se usa
¿Qué software de gestión recomiendas?
“Prefiero no dar nombres. Conozco bien muchos de ellos porque forman parte de mi día a día. Pero lo importante no es tanto cuál usas, sino que conozcas a fondo el que tienes y lo sepas aprovechar al máximo”.
Para Bardají, cambiar de programa no siempre es la solución. En la mayoría de los casos, el problema es de uso y no de herramienta. “Hay farmacias con programas muy potentes que solo utilizan un 30 % de su capacidad”, explica.
6. Funcionalidades clave en el software
¿Qué funcionalidades priorizarías en un programa de gestión?
“Le doy mucha importancia a tres cosas:
- Que sepa calcular los pedidos de forma automática,
- Que permita configurar bien los stocks mínimos y máximos,
- Y que facilite una entrada rápida y clara de los pedidos”.
Estas funciones básicas permiten automatizar procesos repetitivos, reducir errores humanos y ganar tiempo en tareas que no aportan valor añadido. La clave está en invertir tiempo en configurarlo bien desde el principio.
7. Formación continua: cursos gratuitos y muy prácticos
¿Dónde formarse en gestión farmacéutica?
“Desde SB Farmaconsultores llevamos años impartiendo cada mes un curso gratuito sobre gestión de farmacia. Enseñamos cosas muy concretas: cómo cuadrar un albarán, cómo llevar el cash flow, cómo controlar el stock... Todo muy práctico y aplicable desde el día siguiente”.
Para Bardají, la formación continua es imprescindible, especialmente en un sector en constante evolución. “No se trata solo de reciclarse, sino de ganar confianza en la gestión y entender mejor el funcionamiento de tu farmacia”.
8. Webinars y tutoriales: ¿Dónde encontrarlos?
¿Recomiendas alguna plataforma concreta para aprender sobre gestión?
“No me he puesto nunca a buscar, pero imagino que en Google hay de todo. Lo importante es saber filtrar y buscar siempre contenidos fiables y específicos del sector farmacéutico”.
Aunque la oferta formativa es amplia, Bardají anima a no perderse en el exceso de recursos: “Mejor pocos pero buenos, y sobre todo, aplicarlos en el día a día”.
9. Inteligencia artificial: una aliada para quien quiere mejorar
¿Qué papel puede jugar la IA en la gestión farmacéutica?
“Se ha convertido en una gran aliada para las personas inquietas. Nos puede ayudar a automatizar tareas administrativas, analizar datos con más precisión, detectar patrones de comportamiento o prever faltas de stock”.
Bardají ve la inteligencia artificial como una herramienta al servicio del criterio profesional, no como un sustituto. “La IA no te va a gestionar la farmacia sola, pero te puede ayudar a tomar mejores decisiones más rápido”.
10. ¿Algún referente o perfil interesante en redes?
“Me gusta mucho cómo escribe Xavier Marcet. Habla de estrategia, innovación, gestión… y todo desde una perspectiva muy humana y aplicable. Siempre me deja pensando”.
La experiencia de Sergi Bardají nos recuerda que gestionar bien una farmacia no depende de tener el software más caro ni de hacer grandes inversiones, sino de aplicar el sentido común, seguir indicadores clave, automatizar lo que se pueda y formarse de manera constante.